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Passo a passo para digitalizar o escritório de contabilidade

Digitalizar o escritório de contabilidade, junto a termos semelhantes como automatizar ou robotizar o escritório de contabilidade é um termo com cada vez mais demanda no segmento. Mesmo assim, as respostas para como dar os primeiros passos para concretizar este objetivo nem sempre são fáceis de encontrar.
Em um mundo cada vez mais voltado para um contabilidade ativa, consultiva e atuante, a robotização e a digitalização são necessidades básicas para atender às demandas sem absorver um aumento na carga de trabalho realizado.
É sobre o processo de transformação de digitalizar o escritório de contabilidade que abordaremos neste artigo. Esperamos que ele seja útil para você, e que você enxergue nas soluções da Pilar uma maneira eficiente de alcançar o que deseja. Confira!


O que significa “digitalizar” um escritório de contabilidade?
Atualmente, o termo “digitalizar um escritório de contabilidade” é relacionado à ideia de automatizar ou robotizar. Via de regra, essas são definições diferentes, mas fazem parte de um mesmo processo.
Tradicionalmente, a ideia de digitalização das atividades está relacionada à redução de documentos físicos e inserção de dados em um sistema para posterior utilização. A robotização ou automatização, por sua vez, é mais ligada à ideia de utilização destes dados digitais em mecanismos e funcionalidades próprias que aceleram a produtividade.
No mercado, no entanto, a ideia de digitalização já inclui, normalmente, a de uma robotização subsequente – afinal, não basta sair do papel. É necessário sair do passado!


Qual a diferença entre um escritório de contabilidade digital e um escritório de contabilidade digitalizado?

Há uma enorme diferente em falar sobre contabilidade digital ou digitalizada. Contabilidade digitalizada é aquela que acabamos de descrever no tópico anterior: uma que utiliza soluções tecnológicas para otimizar seus processos internos e oferecer mais qualidade e competitividade.
Já uma contabilidade digital é, via de regra, aquela que atender de forma majoritariamente virtual, seja com ou sem sede física. Normalmente, trata-se de um modelo de atendimento on-line, enxuto, voltado para um mercado mais interessado em soluções acessíveis e desburocratizadas.
Reforçamos que este é um artigo que fala sobre a digitalização e a robotização do seu escritório. Obviamente, essas soluções também são necessárias para quem busca um viés de se tornar digital – mas o processo de adaptação, neste caso, conta com outros passos não discutidos aqui.

Como dar os primeiros passos?
Conceitos debatidos, é hora de abordar os primeiros passos práticos para digitalizar o escritório de contabilidade:
Identificar quais as tarefas repetitivas que mais tomam o seu tempo
Esse é o grande segredo em qualquer procedimento que busque trazer soluções informatizadas. Quais tarefas levam mais horas para serem feitas, basicamente repetindo procedimentos simples?
Quanto mais simples e repetitivo é um procedimento, maiores as chances de ele ser automatizável. Isso pode poupar horas por dia, passando a ser executado com o simples clique de um botão, por exemplo.
Identificar sites e sistemas que mais levam tempo de navegação
Na contabilidade, essa é uma dor verdadeira. Se você precisa gastar horas em sites e sistemas de prefeituras, por exemplo, não precisar mais fazer isso pode parecer um sonho. A boa notícia, é que provavelmente já existem soluções. Faça o levantamento de quais são esses endereços para garantir que a solução que você busca tenha tal funcionalidade.
Compreender quais as deficiências operacionais da sua equipe
Muitas equipes também perdem eficiência por questões puramente operacionais. Pode ser uma questão de desalinhamento, falta de treinamento, ou simplesmente de clareza sobre a forma correta de agir de forma eficiente.
Levantar estes pontos é fundamental, pois soluções tecnológicas exigem adesão da equipe, e isso só pode ser feito com o alinhamento correto de todos os envolvidos.


Buscando a solução certa
Levantando os três pontos principais que acabamos de apontar, é hora de buscar a solução perfeita para você. Neste caso, os pontos mais comuns para se levantar são:
Desenvolver ou contratar um sistema especializado?
Desenvolver do zero ou contratar uma plataforma especializada no segmento é um dos principais pontos levantados por praticamente todos que buscam digitalizar o escritório de contabilidade.
A verdade é que já existem soluções excelentes no mercado que são capazes de reduzir significativamente os seus custos, o que acaba trazendo um retorno melhor do que desenvolver algo absolutamente do zero. Além disso, empresas de desenvolvimento como a Pilar contam com uma plataforma de altíssima eficiência, e ainda pode criar soluções personalizadas para se encaixar às suas necessidades específicas. Isso permite que você tenha a combinação perfeita de qualidade elevada e custo acessível.
Correspondendo suas necessidades à solução
É com os pontos que você levantou na primeira parte deste texto em mãos que você deve buscar uma solução. Optar por plataformas que já tenham as funcionalidades que mais resolvem o seu problema é a escolha inteligente para alavancar sua produtividade rapidamente.
Escolhendo uma solução com bom histórico de suporte
Tão importante quanto ter um conjunto completo de soluções, é importante que o software em questão tenha um bom atendimento de suporte. É inevitável que dúvidas e questões precisem ser tratadas com a empresa que fornece a plataforma, e ter que passar um longo tempo esperando por uma resposta satisfatória pode praticamente anular o ganho de produtividade. Na hora de adquirir, peça por referência de clientes e conheça as regras de atendimento do fornecedor.


Passos após digitalizar o escritório de contabilidade
Depois que você já fez a escolha do software que irá operacionalizar seu escritório de contabilidade, ainda há algumas tarefas importantes a serem feitas durante o processo, para garantir o melhor resultado:
Manter ciclos de treinamento constantes
Já falamos que todo software precisa de adesão e uso correto anteriormente. Isso não acontece apenas na instalação do sistema em seu escritório: ciclos de treinamento recorrentes permite corrigir pequenos erros de uso, e treinar novos funcionários que ainda não passaram pelo treinamento.
Conhecer as novas funcionalidades lançadas
Estar atualizado em relação a novas funcionalidades lançadas na plataforma que você utiliza permite estar sempre na vanguarda, sem a necessidade de passar por ciclos complexos de atualização no futuro!

Esse é o nosso passo a passo para fazer a escolha perfeita para automatizar o seu escritório de contabilidade. Se você quiser conhecer as soluções oferecidas pela Pilar, é só entrar em contato para fazer um tour guiado por nosso software!

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